Datenschutz für Bewerber

Wenn Sie sich bei uns auf eine vakante Stelle oder initiativ bewerben, werden personenbezogene Informationen von Ihnen durch uns verarbeitet. Im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen und welche Rechte Sie als betroffene Person im Rahmen dieser Datenverarbeitung haben.

Gemeinde Cölbe
Bürgermeister Dr. Jens Ried
Kasseler Str. 88
35091 Cölbe
Telefon: +49 (0) 6421 9850-0
E-Mail: gemeinde@coelbe.de

gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH

Auf der Appeling 8
35043 Marburg-Cappel
E-Mail: datenschutz@gdsm.de
Tel.: +49 (0) 6421 804 1310

Sind Sie an einer Anstellung bei uns interessiert, so können sie sich bei uns per E-Mail (gemeinde@coelbe.de) oder direkt an Herrn Heinz-Martin Lieser bzw. Frau Jenny Fricke oder per Post an Gemeinde Cölbe, Kasseler Str. 88, 35091 Cölbe bewerben. Wenn Sie sich per E-Mail bewerben möchten, so können Sie mit uns vertraulich kommunizieren indem Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen verschlüsselt übermitteln. Dies können Sie ganz einfach über eine passwortgeschützte zip-Datei tun, das Passwort teilen Sie uns dann am besten telefonisch unter der Telefonnummer 06421 9850-26 (Frau Jenny Fricke) oder 06421 9850-14 (Herrn Heinz-Martin Lieser) mit.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten, z.B. durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben. Für uns von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Qualifikation, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten. Wir werden Sie nur nach Ihrer Eignung für die jeweilige Stelle beurteilen, sodass Sie uns kein Foto schicken müssen.

Ihre Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden sie Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet und nach den für Personalakten geltenden Regelungen gelöscht.

Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren. Soweit Sie Kostenerstattungen erhalten oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen, werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß den jeweiligen geltenden Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1, 3, § 23 Abs. 1 HDSIG und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2, § 23 Abs. 2 HDSIG. Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist dabei die Verteidigung gegen Rechtsansprüche. Rechtsgrundlage für die haushalts- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO.

Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 HDSIG, 164 SGB IX. Ausnahmsweise kann es erforderlich sein, zur Beurteilung Ihrer Eignung für die vorgesehene Tätigkeit Informationen über Ihre Gesundheit oder eine Behinderung oder eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister, d.h. über Vorstrafen, einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 HDSIG.

Ihre Daten werden von unserer Seite weder für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet noch an Dritte weitergegeben. Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

Auf Ihre Daten hat zunächst unsere Personalabteilung Zugriff, aber auch die Fachabteilung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben und bei Bedarf die Buchhaltung. Unsere Administratoren und Auftragsverarbeiter haben technisch notwendig die Möglichkeit, auf mittels IT verarbeitete Daten zuzugreifen. Diese sind strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, etwa an unsere Bank, wenn Sie eine Kostenerstattung erhalten oder an die Post, wenn wir per Brief mit Ihnen kommunizieren. Weitere involvierte Stellen, die im Bewerbungsprozess u. U. notwendig und vorgeschrieben sind, wenn Sie aufgrund Ihrer Qualifikation für die Stelle geeignet sind:

• Amtsarzt im Rahmen der betriebsärztlichen Untersuchung
• Personalrat
• Gleichstellungsbeauftragte
  

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO i. V. m. § 33 HDSIG):

Sie haben das Recht von den Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden; Ist dies der Fall, so regelt Abs. 1 Satz 2 den Inhalt des Auskunftsanspruchs. Darunter fallen etwa:

• der Zweck der Verarbeitung,
• die Kategorien der verarbeiteten Daten,
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt werden,
• die Dauer der Speicherung der Daten oder die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
  Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

• Recht auf Löschung bzw. Einschränkung (Art. 17 und 18 DSGVO i. V. m. § 34 HDSIG) der Verarbeitung Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung). Die betroffene Person hat das Recht, von den Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen zu verlangen, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat.

• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO i. V. m. § 35 HDSIG)
  Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Die/Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr. Es sei denn, er/sie kann zwingende schutzwürdige Grunde für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)
  Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

• Anrufung der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO und § 89 HDSIG),
  Wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt, besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Der Hessische Beauftragte
für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden